一、客户简介

昆仑芯（北京）科技股份有限公司是国内领先的人工智能芯片企业，专注 AI 芯片研发、算力集群建设，在北京、上海、深圳、杭州多地设立职场，研发、办公资产规模庞大，同时存在大量、商务礼品等低值物资流转。公司研发设备、IT 硬件、办公资产分散在多个城市职场，人员流动频繁，对内有申领、商务礼品发放、员工资产内购等多样化运营场景；对外需要和财务、HR、支付系统做深度业务协同。随着公司业务快速发展，原有分散台账模式，已经无法满足集团化、业财一体化的资产管理诉求。经过多轮选型评估，昆仑芯选择易点易动固定资产管理系统，落地集团级资产管理项目，覆盖资产全生命周期、物资虚拟商城、礼品管理、多系统深度对接等复杂业务场景。

二、项目背景

作为高速发展的 AI 芯片科技企业，昆仑芯多职场办公、研发人员规模持续扩大。企业不仅有服务器、研发设备、IT 终端、办公家具等海量固定资产，还有高频发生的申领、商务礼品领用、员工资产内购处置等运营业务。

过去资产、物资、礼品依靠线下登记与表格台账管理，资产新增、变更、报废、盘点数据需要手工同步财务；礼品领用流程不统一，额度管控、费用分摊缺少线上工具；员工资产内购处置，收款、资产处置凭证需要手工分开处理。同时 HR 入职离职带来的资产申领、退库提醒依赖人工通知。多套系统相互独立，财务凭证、支付回执、HR 人事动作无法自动联动资产管理，重复工作量大，容易产生数据差异。

为解决以上问题，昆仑芯引入易点易动固定资产管理系统，通过标准模块 + 定制化流程开发，打通ERP系统、支付系统、HR 系统，落地固定资产、虚拟商城、商务礼品全流程线上管理，实现业务单据自动生成财务凭证、支付回执联动资产处置，满足集团多职场复杂资产管理需求。

三、业务挑战

昆仑芯跨多城市职场，资产类型丰富，同时叠加物资领用、礼品管理、资产内购处置、多系统对接等复杂场景，传统管理模式暴露出多项痛点：

1. 业财系统割裂，财务凭证依靠手工处理
   固定资产新增、入库、变更、调拨、报废、盘点完成后，需要财务人员手工整理单据，在ERP系统手工录入卡片、变更单、处置单，成本归集、凭证数据无法自动推送，对账工作量大，容易出现账实不一致。资产变卖、员工内购场景，收款回执与资产处置流程相互脱节，财务凭证需要分开制作。
2. 低值物资缺少标准化线上管控流程
   领用没有统一虚拟商城入口，员工申领无额度管控，领用、审批、出库全流程线下执行，季度个人领用额度无法自动校验，库存、额度扣减依靠人工统计。
3. 商务礼品业务流程复杂，费用分摊落地难
   商务礼品存在对外申领、全员活动发放两类场景。礼品申领涉及多部门费用分摊，需要部门对接人确认核算；全员礼品发放要校验领取资格、库存上限，支持多职场发放，原有模式缺少接收确认、费用分摊、领取记录留痕能力，费用归属统计困难。
4. 人员变动带来的资产动作全靠人工提醒
   新员工入职资产申请、离职员工资产退库，完全依靠行政人员人工通知跟进，容易发生入职资产配置滞后、离职资产漏收回，缺少系统自动触发与消息提醒机制。
5. 多职场资产盘点、处置、内购业务流程不闭环
   全国多职场资产盘点结果不能自动同步财务；员工资产内购，员工申请、收款回执、资产处置、财务凭证生成，无法形成完整自动化链路。

这些问题既增加行政、财务团队重复劳动，也不利于集团资产、物资合规审计，制约企业数字化管理落地。

四、解决方案

昆仑芯选用易点易动固定资产管理系统，启用核心资产管理模块，叠加管理、礼品管理定制流程，通过 API 接口完成ERP系统、支付系统、HR 系统对接，打造适配 AI 科技集团的一体化资产管理平台。

（一）ERP系统深度财务对接

通过 API 接口实现双向数据互通：

1. 资产新增、资产入库，自动向ERP系统推送固资卡片新增；
2. 易点易动资产修改，推送财务系统资产变更单；
3. 资产清理报废推送财务系统资产处置单；
4. 资产调拨单推送财务系统资产调入调出单；
5. 资产盘点结果同步财务系统，自动处理新增、变更、处置业务；
6. 财务基础主数据双向同步，包含项目、供应商、币种、计量单位、税率、预算中心；
7. 资产相关成本数据自动推送，系统自动生成费用归集数据、凭证数据。

（二）资产变卖处置与支付系统系统对接，实现员工资产内购全链路自动化

搭建完整员工资产内购业务链路：员工申请内购 → 度小满完成收款并返回回执 → 易点易动接收回执自动触发资产处置流程，自动关联处置收益并生成财务凭证。整个流程无需人工二次操作，收款回执、资产处置记录、财务凭证一一关联，完整留存业务轨迹，满足财务审计要求。

（三）内部虚拟商城模块落地，实现季度额度管控

搭建企业内部虚拟商城，执行每季度每人 30 元领用额度规则：

1. 员工登录系统进入虚拟商城，页面实时展示本人当季度剩余领用额度；
2. 员工选购加入购物车，系统自动校验商品总金额，超出剩余额度则禁止提交申请；领用次数不做限制，仅控制季度总额上限；
3. 提交领用申请，单据自动流转至管理员待办；
4. 管理员可审批通过或驳回，驳回必须填写驳回原因；
5. 审批通过后单据状态变更为待领取；
6. 员工现场完成实物领取，管理员后台更新单据状态为 "已领取"，同步完成实物出库、个人季度额度扣减、库存数量更新，流程闭环。

（四）礼品管理定制流程，覆盖商务礼品申领、全员礼品发放两大场景

场景一：商务礼品领用（支持多部门费用分摊，配置部门对接人）

1. 申领人提交礼品领用申请，填写礼品名称、数量、费用归属部门；
2. 单据先流转申请人部门领导完成需求审批；
3. 审批通过流转礼品管理员执行发放；
4. 实物发放完成，单据推送申领人做实物接收数量确认；
5. 接收完成后流转至对应费用归属部门对接人，多部门分摊则推送多位对接人；对接人可确认、驳回或者修正分摊数据；确认之后系统锁定分摊金额，计入对应部门预算；
6. 系统自动扣减礼品库存，完成费用分摊记账，单据状态更新为已完成。

场景二：全员员工礼品领用（覆盖北京、上海、深圳、杭州职场）

1. 后台发布礼品领取活动，生成专属领取入口，展示礼品介绍长图、每人领取上限、预计领取时间；
2. 员工进入领取页面，系统校验员工是否具备领取资格、是否已经达到领取次数上限；
3. 员工点击领取，系统校验库存充足后生成待发放领取记录，选择对应领取职场；
4. 后台可配置是否需要管理员审批；不开启审批直接进入待发放；
5. 礼品管理员操作后触发飞书消息推送通知员工，支持刷脸方式做现场领取确认；
6. 实物领取完毕，管理员在系统确认发放完成，状态更新为已完成，完整留存员工、时间、礼品名称领取日志。

（五）HR 系统对接，人员变动自动触发资产相关动作

1. 新员工入职：HR 入职流程触发系统，自动发起资产申请，向行政、员工推送提醒消息，保障入职资产及时配置；
2. 员工离职：HR 离职流程自动触发资产退库流程，推送待办提醒员工归还名下资产，降低离职资产遗失风险。

（六）资产全生命周期统一管控

系统统一管理研发设备、服务器、IT 硬件、办公资产，覆盖资产新增、领用、调拨、盘点、维修、变卖、报废完整生命周期；支持移动端扫码盘点，盘点结果可以同步推送财务系统，形成业务闭环。

五、实施方案及计划

针对昆仑芯多职场、多系统对接、定制化业务流程多的特点，易点易动组建专项项目团队分阶段推进落地。

1. 需求调研与蓝图设计阶段
   对接集团行政、采购、财务、HR、各职场管理员，梳理固定资产、虚拟商城、礼品两类业务全流程，梳理ERP系统、度小满、HR 系统接口字段、数据规则，确认额度管控、费用分摊、内购处置的业务逻辑，输出项目实施方案。
2. 系统配置、定制开发与接口开发阶段
   完成系统基础初始化：组织架构、资产分类、审批流程、角色权限配置；完成虚拟商城、礼品两套业务表单与流程开发；开展ERP系统 API、支付系统、HR 系统接口开发；完成员工内购处置、入职离职资产联动逻辑开发，开展单元测试。
3. 联调测试阶段
   开展全场景联调测试，覆盖财务凭证推送、支付回执回调、额度校验、礼品费用分摊、HR 入职离职触发动作、盘点同步财务等全部业务场景，模拟真实业务流转，校验数据准确性、流程流转正确性，修复问题点。
4. 数据准备、试点试运行与 UAT 验收
   整理存量固定资产、、礼品历史库存数据，完成数据清洗导入；选取代表性职场开展试点试运行，财务、行政、HR 共同参与 UAT 用户验收测试。输出全套操作手册，面向管理员、普通员工开展分层培训。
5. 全职场推广上线，持续运维迭代
   试点验证稳定后，向北京、上海、深圳、杭州全部职场推广上线；上线完成后持续提供运维服务，根据业务变化迭代优化流程，保障集团资产管理业务稳定运行。

六、项目总结

1. 多职场复杂诉求，传统工具难以覆盖
   昆仑芯作为高速发展的 AI 芯片科技企业，存在多职场资产管控、低值物资商城化管理、礼品费用分摊、员工资产内购处置、多业务系统深度集成等复杂管理诉求，传统表格和简单资产管理软件很难覆盖全部业务。
2. 一体化平台落地全链路自动化
   通过落地易点易动固定资产管理系统，企业实现固定资产全生命周期线上管控；打通ERP系统、支付系统、HR 系统，资产业务自动生成财务凭证，员工资产内购做到收款回执、资产处置、财务凭证全链路自动联动；搭建内部虚拟商城，实现季度个人领用额度自动管控；商务礼品实现申领发放接收多部门费用分摊完整闭环，同时支持跨职场全员礼品活动发放；HR 人事流程和资产动作自动联动，降低人员变动带来的资产管控风险。
3. 降本增效与合规审计双达标
   项目上线后，大幅减少行政、财务人工重复录入、手工对账工作，各类资产、物资业务全程留痕可审计，满足集团合规管控要求，为高速发展的多职场科技企业提供一套可复制的集团级资产管理数字化实践范本。